Møtetidspunkt:    Fra kl. 12:00 til kl. 13:05

Møtested:              Møterom Garsjøen

Tilstede:

  • Kommuneoverlege Mona S. Søndenå (på Skype)
  • Rådmann Nina B. Øvergaard
  • Kontorsjef Magnus Mæland
  • Økonomisjef Svanhild A. Lande (på Skype)
  • Kommunalsjef Arnulf Ingerøyen (på Skype)
  • Konstituert kommunalsjef Jorunn Sandhell (på Skype)
  • Personalsjef Line Kristoffersen (på Skype)
  • Kommunalsjef Håvard Lund
  • Fungerende ordfører Pål K. Gabrielsen (på Skype)
  • Formannskapssekretær Siv M. Wollmann (referent)

 

Fast agenda:

  1. Informasjon fra kommuneoverlege
    • Samme smittestatus: 0
    • Tester litt flere for tiden – ikke mye luftveisinfeksjoner, men antakelig pga. oppstart i skoler og barnehager.
    • Havn: Møte tidligere i uka med fylkesberedskapssjef, beredskapsansvarlig i Helse Nord, hygienesykepleier ved sykehuset, ass. fylkeslege vedr. mannskapsbytte, arbeid om bord på russiske skip og smitte om bord på russiske skip, som kan påvirke kapasiteten ved sykehuset. FHI har vurdert kommuneoverleges svar til havnesjefen, og har fått godkjent på våre vurderinger. Fylkeslegen og Helse Nord skal gjøre en henvendelse til justisdepartementet om dette for å få løftet saken inn på riktig nivå. Kommuneoverlege har kontaktet helsedirektoratet vedr. IHR-forskriften – de jobber med saken, men det er komplisert og vi har ikke fått svar på dette ennå. Forskriften gjelder 5 havner i Troms og Finnmark, hvorav Kirkenes er 1 av dem.
    • Jobber med godkjenning av sykehjem for gjennomføring av isolering – ser på Harstad kommunes rutiner.
    • Besøk på sykehjem og omsorgsbolig med heldøgns bemanning – rutiner utarbeidet, og kriseledelsen slutter seg til denne. Informasjonen publiseres på kommunens nettsted.
    • Kommuneoverlege kommer framover til å svare mer generelt på henvendelser de får – henviser til veiledere og bransjestandarder som ligger på FHI’s sider.
    • Vurdering på åpning av idrettshaller tas på tirsdag.
  2. Informasjon fra rådmannen
    • Alle kontorarbeidsplasser skal gjenåpnes fra mandag 11. mai.
    • Det lages en enkel ROS-analyse for hver arbeidsplass, og smittevernregler følges
    • Arbeidstilsynet har utarbeidet råd for tilbakeføring av kontorarbeidsplasser – denne kan legges til grunn for ROS-analysen.
    • Enhetsleder skal gjøre en vurdering på om det skal tas imot besøk ved avdelingene.
    • Besøksprotokoll skal tas i bruk fra mandag 11. mai.
    • Formålsbygg åpner ikke før rutiner er på plass.
    • I fht. åpning av rådhuset for publikum:  Kontorsjef, personalsjef og plan- og utviklingssjef gjør en vurdering på hvordan dette skal gjennomføres.
    • Fortsatt bruk av digital plattform ved interne møter
    • Hyppighet på smittevask må økes ifht. gjenåpning av kontorarbeidsplasser.
    • Ulike regler for kommunalt og statlige ansatte ved lokalt NAV-kontor. De tar sikte på gradvis gjenåpning – følger egen plan.
    • Møter i kriseledelsen tirsdag 12. mai og fredag 15. mai.
  3. Informasjon fra kommunalsjef for helse, omsorg og velferd
    • Psykisk helse har startet med tilbud på Møteplassen ifht. rus. Foreløpig puljevis/planlagt, ikke åpne dører.
    • Normal drift ellers.
  4. Informasjon fra kommunalsjef oppvekst
    • Utfordringen – rutebuss i sentrum, dette medfører at ikke alle elever blir ikke tatt inn mandag ved Kirkenes skole. Her starter 7. og 10. trinn, de øvrige på mellom- og ungdomsskoletrinnet starter tirsdag. Utover dette, starter samtlige skoler og klasser mandag, og voksenopplæring starter utover uka.
    • Sommer-SFO – vi endrer ikke ordningen, og har kun dette ved Kirkenes barneskole.
    • Bruk av skolebygg 17. mai – ikke aktuelt i Sør-Varanger.
    • Utleie av skolebygg til kor, korps osv. Rektorene ønsker ikke dette akkurat nå, og vi har heller ikke mulighet for ekstra renhold. Byggene leies ikke ut dette skoleåret.
  5. Informasjon fra kommunalsjef tekniske tjenester
    • Forespørsel fra fylkesmannen ifht. flomrisiko – ser ut for at risikoen ikke er stor som følge av temperaturene.
  6. Informasjon fra personalsjef
    • En del spørsmål ifht. ferieavvikling. Personalsjefen har sendt ut informasjon til enhetsledere om hva partene sentralt har blitt enig om.
    • Sykefravær mars lavere enn forventet. Sykefravær skal være tema på AMU-møte 19. mai.
  7. Informasjon fra økonomisjef
    • Informasjon fra KS om koronarelaterte økonomiske tap for norsk kommunesektor: 12,5-20 milliarder
  8. Informasjon fra kontorsjef
    • Harmonisering av informasjon på hjemmesiden mot FHI og andre sider.
    • Får hjelp fra Barentssekretariatet etter 17. mai ifht. å lage filmer osv.
    • Stort informasjonsbehov – mange datoer osv.
    • Vi må være tydelig på hva vi kommuniserer – alle har ansvar for å sjekke sine fagfelt