Bakgrunn og problemstilling
Elektronisk handel er et moderniserings- og effektiviseringstiltak i forhold
til offentlige innkjøp og økonomisk/administrative rutiner. De virksomhetene som
tar det i bruk, opplever betydelige besparelser i forhold til tradisjonelle
innkjøpsmetoder. Med begrepet elektronisk handel i denne sammenheng menes et mye
bredere perspektiv enn at kommunene "handler på nett". Det store
gevinstpotensialet ved innføring av e-handel, ligger i reduserte
transaksjonskostnader og bedre kontroll og styring med innkjøpene. Det vil si
automatisert kommunikasjon mellom kjøper og selger. I tillegg vil e-handel bety
langt større avtalelojalitet, slik at allerede inngåtte rammeavtaler utnyttes i
større grad. I tillegg vil kostnadene forbundet med fakturahåndtering reduseres.
Undersøkelser viser at behandling av en faktura impliserer kostnader fra 500
kroner/stk til 1200,- kroner/stk. Når selv de minste kommunene håndterer
tusenvis av fakturaer årlig, blir kostnadene betydelige.
I Finnmark har
hittil ingen kommuner tatt i bruk e-handel som et verktøy i den skala det her er
snakk om. I prinsippet handler dette om integrerte løsninger, mellom kommunenes
interne systemer og en internettbasert markedsplass, eventuelt med støtte fra
andre applikasjoner.
Kommunene Vardø og Vadsø og Sør-Varanger ønsker å ta
steget fullt ut i forhold til å innføre elektronisk handel som et ledd i
modernisering og effektivisering av egen organisasjon.
Kommunene samarbeider
allerede på innkjøp, og har felles rammeavtaler flere områder. At kommunene har
rammeavtaler er en forutsetning for å kunne iverksette et e-handelsprosjekt.
Dette vil gjøre arbeidet noe enklere i forhold til å dra leverandørene med seg i
prosessen.
Til tross for at forutsetningen om rammeavtaler allerede er på
plass, er et prosjekt som dette en omfattende prosess, og kommunene vil leie inn
profesjonell hjelp til å lede prosessen.
Det legges til grunn at kommunene vil inngå
avtale med markedsplassen; e-handel.no, som er offentlig sektors markedsplass i
Norge, og som er utviklet i et prosjektsamarbeid mellom flere departement over
flere år, og nå er etablert som et eget sekretariat under
Moderniseringsdepartementet. Denne markedsplassen opereres av selskapet IBX AS.
Målsetningen
Målsetningen er å modernisere det operative innkjøpsarbeidet i kommunene.
Denne effektiviseringen vil realisere et gevinstpotensial i form av permanente
reduserte kostnader, som i sin tur vil føre til at ressurser kan overføres fra
drift til tjenesteproduksjon, og dermed komme brukerne av offentlige tjenester
og befolkningen til gode. Med andre ord, jobbe smartere og frigjøre ressurser
"til viktigere ting i livet" slik Moderniseringsministeren uttaler
det.
Konkret impliserer dette at når prosjektet er gjennomført, vil kommunene
ha gjennomført de organisatoriske prosesser og endringer som er nødvendig, og
rullet ut en teknisk løsning for elektronisk handel.
Med andre ord en
fullstendig overgang fra manuelle til automatiserte systemer slik at gevinstene
i form av mindre ressursbruk kan hentes ut. Å utnytte potensialet i IKT handler
ikke om å ha en infrastruktur, men å anvende den på områder som utløser
gevinster i form av besparelser og mer effektive løsninger. Med andre ord å få
tingene gjort mer effektivt.
Det skal gjennomføres en
prosess, som i de deltagende kommunene både forbereder og faktisk innfører
elektronisk handel.
e-Handel - modernisering i praksis
En viktig del av moderniseringsarbeidet handler om effektivisering og
forenkling av drift og forvaltning i offentlig sektor. IKT fremheves i denne
sammenheng som et verktøy til å nå disse målsetningene. En ytterligere
bekreftelse på denne satsingen ligger i at Moderniseringsdepartementet nylig har
opprettet et eget e-handelssekretariat som viderefører arbeidet til Program for
elektronisk handel i det offentlige. Satsingen på e-handel støtter også opp om
de mål som er stilt opp i e-Norge planen. Gjennom å effektivisere prosesser og
rutiner i kommunene ved økt bruk av IKT, frigjør ressurser til viktigere
oppgaver. Ifølge moderniseringsminister Meyer, er IT "en spydspiss i
moderniseringsarbeidet". Den norske befolkningen er en IT-moden befolkning. Tall
viser at 1,3 millioner husstander har tilgang til Internett og knappe 2,9
millioner nordmenn har tilgang til Internett. Bruk av nettbank og kjøp av varer
over Internett er nærmest dagligdags for 75% av befolkningen. Bredbånd bygges ut
i raskt tempo, noe som også åpner for økt bruk og nye smarte anvendelser av IKT.
Bruk av IKT i offentlig sektor må gjenspeile den allmenne modenheten for IKT i
befolkningen og fokus flyttes fra utrulling av infrastruktur til å høste
gevinster fra nye anvendelser.
Dette prosjektet skulle derfor være i tråd med
fylkesmannens retningslinjer for tildeling av tilbakeholdte skjønnsmidler, da
det vil være en betydelig modernisering av arbeidsmetodikk og mer effektiv
ressursbruk i egen organisasjon. De økonomiske rammene for kommunene oppleves
som trangere og det er behov for å jobbe mer effektivt for å få mest mulig igjen
for pengene. Den interkommunale dimensjonen ligger i at kommunene allerede
samarbeider gjennom inngåelse av felles rammeavtaler, og vil i fellesskap
invitere leverandørene med i prosjektet. Prosjektet er sektorovergripende da det
er relevant for alle sektorer på flere nivåer.
Disse tre
kommunene vil slik sett bli foregangskommuner i Finnmark og fremstå som
fremtidsrettede og aktive etter å utvikle effektive og moderne løsninger. En
positiv bi-effekt av dette moderniseringsprosjektet, vil være at kommunene går
foran i å utnytte de muligheter elektronisk forretningsdrift gir, og dermed
kunne trekke, også det lokale næringslivet, med i denne utviklingen. Nettopp å
fokusere på effektive løsninger, også hos leverandørene, vil utvikle deres
konkurransedyktighet, og kunne gi ekstra marginer i næringslivet.
Finnut Consult A/S regner med at hovedprosjekt avsluttes og at e-handel skal være i drift innen uke 39 d.å..